Comment constituer une base de données prospect efficace pour votre école ?

Une base de données prospects, c’est un peu comme une bonne baguette pour un sandwich réussi, c’est le socle sur lequel tout repose. Sans une base de données prospects de qualité, il s’avère beaucoup plus compliqué pour votre école d’atteindre ses objectifs marketing et commerciaux.

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Et la raison en est fonctionnelle. Une bonne base de données centralise toutes les informations utiles à vos équipes commerciales pour les aider à convertir les leads captés par votre marketing.

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Pour être efficace, une base de données doit donc : 

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• contenir des informations détaillées et actualisées sur les prospects, utiles pour contextualiser vos actions de phoning, de SMS ou encore d’emailing
• être intuitive pour que les informations puissent être facilement retrouvées par vos équipes et complétées à chaque nouvelle interaction.

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Néanmoins, maintenir une base de données complète et à jour peut être un défi de taille pour votre école. Contrairement aux entreprises qui peuvent capitaliser sur les données de leurs clients et prospects existants, les écoles doivent repartir de zéro chaque année pour construire à nouveau leur base de données prospects.

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Dans cet article, nous vous donnons des conseils et des bonnes pratiques pour alimenter votre base de prospection avec des leads très qualifiés.

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Quelles informations compiler dans votre base de données prospects ?

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Si vous voulez transformer vos prospects en étudiants, il est nécessaire de récolter les bonnes informations pour les centraliser et les suivre dans votre base de données. 

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Ces informations vont vous permettre de qualifier les leads, de les scorer, de prioriser les leads les plus prometteurs. Vos équipes admissions pourront ensuite les utiliser pour contextualiser les prises de contact avec les prospects.

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En pratique, quelles sont les informations importantes à recueillir et compiler dans votre base ?

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1. Les données sur le profil

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Il s’agit des critères sociodémographiques qui caractérisent chaque contact comme son nom, prénom, adresse email, téléphone. À ceux-ci vont s’ajouter d’autres informations plus spécifiques à l’enseignement supérieur comme le niveau d’études, l’établissement fréquenté ou la formation en cours. 

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Ce sont les données sur votre contact les plus faciles à recueillir. Néanmoins, elles sont indispensables, car elles permettent de définir les profils de votre base. 

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Par exemple, le traitement de vos leads va varier selon leur niveau d’études. Un lycéen en première n’est pas considéré comme un profil à transformer immédiatement, car il est encore en train de construire son parcours académique. Par contre, vous pouvez alimenter la relation en lui envoyant des contenus et des messages qui correspondent à ses attentes.

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Lorsqu’elles sont claires, précises et valides, les données sur le profil constituent le point de départ d’une stratégie de communication ciblée et personnalisée avec votre public. 

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Mais me direz-vous en plus de connaître leur profil, il faudrait peut-être se pencher sur leurs aspirations. Et vous avez raison.

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2. Les intérêts réels de vos profils

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Vous avez collecté dans votre base de données les informations qui caractérisent votre prospect. Vous savez qui il est et c’est un bon début. 

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Maintenant il convient de mieux le comprendre et le situer dans sa recherche de l’école idéale. Vous allez donc partir à l’exploration de ses centres d’intérêt. Vous pouvez vous intéresser au campus qu’il préfère (si votre école en a plusieurs) et à la formation qu’il souhaite suivre, etc. 

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Il est également important de cerner au fil de l’avancée de la relation que vous entretenez avec lui : 

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• ses motivations profondes : est-ce plutôt de travailler à l’international, suivre une formation en langue étrangère, monter son projet entrepreneurial, aller vers une activité professionnelle qui lui plait, etc.
• ses freins éventuels : cela peut-être le financement des études, la situation géographique de l’école, son niveau académique, etc.

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Ces informations complémentaires permettent d’améliorer la pertinence de vos messages en allant chercher votre prospect sur ses réelles préoccupations.

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3. Les comportements de vos profils

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Lorsqu’il s’agit de constituer une base de données prospect efficace, il est également nécessaire de stocker et de suivre toutes les interactions avec votre prospect. Cela comprend les historiques de conversation avec les équipes admissions de votre école. Mais, aussi, les communications qui lui ont été adressées et les actions associées. 

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En d’autres termes, il est crucial de savoir si le prospect a ouvert un mail, cliqué sur un lien, répondu ou non à un appel, ouvert ou cliqué sur un SMS. 

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Comment faire ? Il n’y a pas trente-six solutions : le profil de chaque prospect doit être systématiquement enrichi à chaque nouvelle interaction, que ce soit de manière automatique ou par vos équipes. 

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Bien sûr, toutes les informations ne seront pas disponibles dès le départ, mais l’objectif est de personnaliser les interactions futures en améliorant constamment la connaissance de vos leads. 

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Idéalement, il faudrait également associer à chaque prospect un scoring correspondant à son niveau de maturité, autrement dit à son degré d’intérêt et d’engagement envers votre école. 

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Comment recueillir des données prospects ?

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L'étape de la collecte d’informations constitue un véritable enjeu lorsque vous décidez de construire votre base de données prospect. C’est un peu comme la pêche : il faut chercher à appâter vos futurs candidats, si possible les meilleurs, sans les effrayer.

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a. Construire sa propre base de données

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Plusieurs outils marketing ont déjà fait leurs preuves pour collecter les informations pertinentes sur vos prospects :  

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• Les formulaires Web 

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Même s’ils sont parfois décriés, ils s’avèrent tout de même très faciles à mettre en place.

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Formulaire de contact : les plus courants, ce sont ceux qui permettent de demander des informations sur votre école ou poser des questions. Le plus souvent, ils se trouvent sur la page « contact » de votre site Web vers laquelle vous renvoyez des call to action de type « Contactez-nous » que vous rendez visible sur vos autres pages Web.

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Demande de brochures : Ces formulaires sont prévus pour les visiteurs qui souhaitent des détails sur vos programmes, frais de scolarité, horaires, etc. Vous pouvez les afficher directement sur les pages présentant vos formations ou via des call-to-action de type « téléchargez notre brochure ».

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Lead Magnet : Ce sont des contenus Web à forte valeur ajoutée comme « le guide de survie pour votre première année en école supérieure ». Il s’agit de les proposer en téléchargement sur une page Web dédiée et engageante, appelée landing page, incluant un formulaire à remplir. Placer des call-to-action ou des popups en page d’accueil de votre site Web permettra de les promouvoir.

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Formulaire JPO : Ils sont à inclure dans votre page Web consacrée à vos journées portes ouvertes. Ils permettent aux visiteurs de s’inscrire à l’avance et de recevoir, en contrepartie, des rappels et des informations sur l’événement. 

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Il est recommandé d’évaluer judicieusement le niveau d’implication de votre prospect avant de définir le nombre de champs de vos formulaires. Il serait dommage de décourager vos leads potentiels à cause d’un formulaire jugé trop intrusif !

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• Les chatbots  

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Et si nous vous disions qu’un chatbot dédié à l’ESR est une arme fatale pour capturer des leads et recueillir des informations sur vos prospects ? Eh oui, il a pour lui plusieurs avantages : 

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• Il est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui signifie que les prospects peuvent interagir avec lui à tout moment, même la nuit. 
• De plus, il peut répondre à un grand nombre de demandes en même temps, ce qui augmente considérablement sa capacité à engager de nouveaux visiteurs.
• Et surtout, il apporte une réponse, personnalisée et en temps réel, aux demandes de vos visiteurs ou prospects et les guide vers les pages les plus pertinentes de votre site Web en fonction de leurs besoins particuliers. 

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Mais comment un chatbot capture-t-il des leads ? Grâce à un scénario spécifiquement pensé, conçu et mis à jour au fur et à mesure de ses échanges avec vos visiteurs. L’objectif est d’engager très vite la conversation avec chaque prospect et d’installer un sentiment de confiance. Rassuré sur vos offres, il acceptera plus facilement de partager ses informations avec votre école supérieure. 

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Une fois collectées, celles-ci sont stockées dans le back-office du chabot. Nous verrons plus tard comment il est possible de synchroniser votre chatbot avec un CRM pour les enregistrer directement dans votre base de données prospects.

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• Les salons étudiants, forums et JPO 

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Ces événements sont des occasions en or pour renforcer la notoriété de votre école, attirer de nouveaux étudiants, créer des liens avec eux et leurs parents, leur apporter des réponses immédiates et, bien sûr, collecter des informations de valeur sur vos visiteurs. 

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Prévoyez pour chaque événement, des fiches contacts papier ou numériques que vous ferez compléter par vos prospects. 

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• Les publicités sur les réseaux sociaux

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C’est un moyen de toucher tout particulièrement les jeunes qui sont souvent très présents sur ces réseaux. Au moment de créer votre publicité, il est très facile de cibler uniquement ceux susceptibles d’être intéressés par les études supérieures dans votre domaine. 

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Il ne vous reste plus qu’à créer un message qui met en avant vos programmes d’études les plus populaires, vos avantages compétitifs, vos diplômés célèbres ou tout autre produit ou élément qui pourraient susciter l’intérêt de futurs étudiants. 

Lorsque votre prospect potentiel clique sur la publicité, il est redirigé vers une page de destination ou landing page soigneusement réalisée par vos soins (mise en avant d’un lead magnet par exemple). Elle doit donner des informations complémentaires à votre message publicitaire et inclure un formulaire de téléchargement, pour que vos prospects laissent leurs coordonnées.

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• Les programmes de parrainage 

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L’avantage d’un tel programme est évident : il peut devenir un moyen imparable de collecter les bonnes informations sur vos prospects. 

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En gros, ils consistent à inciter vos étudiants actuels à recommander votre école auprès de leur entourage, leurs amis et leur famille. Pour les motiver, les parrains peuvent recevoir en échange une récompense financière, tandis que les filleuls obtiennent, par exemple, des réductions sur les frais d’inscription.

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Souvent, les recommandations de personnes de confiance ont un impact plus important auprès du jeune public que la publicité traditionnelle, car elles sont perçues comme plus authentiques. 

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b. Effectuer l'achat de leads auprès de prestataires externes

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Cette technique permet d’accroître votre base de prospects en achetant des fichiers de leads auprès de prestataires externes. Cependant, vous n’êtes, en aucun cas, assurés de leur qualité.

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Il est fréquent que les listes de leads que vous achetez soient également acquises par vos concurrents et vous n’avez jamais à votre disposition la totalité des filtres dont vous avez besoin. 

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Autre facteur à prendre en compte, le coût par lead est souvent plus élevé que ceux que vous pouvez obtenir par vos propres canaux, et leur taux de conversion est généralement inférieur au vôtre. 

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Centraliser les données prospects dans un outil dédié

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Nous avons abordé toutes les méthodes à votre disposition pour collecter les informations sur vos leads. Maintenant se pose la question : comment centraliser au mieux toutes ces informations si précieuses pour votre activité ?

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a. Utiliser des logiciels de gestion de la relation client

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Tout d’abord, qu’est-ce qu’un CRM (Customer Relationship Management) ? C’est un outil de gestion commerciale et marketing qui aide les organisations à optimiser leur relation avec leurs différents publics. 

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Il est particulièrement utile pour centraliser les données de vos leads, optimiser la gestion de votre base de données prospect et améliorer vos actions marketing.

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Si vous vous demandez quelles sont exactement les fonctionnalités offertes par un CRM pour améliorer votre communication, en voici quelques-unes :

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• Segmenter la base de données prospects en fonction de critères choisis par l’utilisateur, 
• Personnaliser les messages en fonction des interactions de chaque contact stockées dans votre base de données 
• Cibler vos prospects pour améliorer la pertinence de vos offres 
• Automatiser les processus de planification et d’envoi de campagnes marketing. 

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Avec lui, on peut le dire, gérer l’ensemble de vos contacts et les suivre tout au long de leurs parcours (du statut prospect à Alumni en passant par candidat, étudiant et diplômé) deviendra un jeu d’enfant ou presque.

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b. Interfacer un chatbot avec les principaux CRM du marché

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Pourquoi interfacer votre chatbot avec un CRM (Customer Relationship Management) ? Eh bien, la première réponse qui vient à l’esprit est : pour remonter et enregistrer directement toutes les informations collectées par votre chabot dans la base de données prospects de votre CRM. 

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C’est le nec plus ultra pour enrichir votre base de manière constante. De plus, l’interfaçage s’exécute très facilement. 

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Vous vous demandez comment ? Vous avez 3 possibilités :

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• Intégration API : Les chatbots peuvent utiliser les interfaces de programmation d’application (API) fournies par les CRM pour s’intégrer directement avec eux. 
• Intégration de plugins : Certains CRM proposent des plugins pour s’interfacer avec les chatbots qui permettent une intégration en quelques clics. 
• Intégration via des services tiers : Il existe également des services tiers qui facilitent l’intégration entre les chatbots et les CRM et agissent comme une passerelle entre les deux systèmes.

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Vous êtes rassurés de ce côté ? Tant mieux. Mais interfacer un chatbot avec un CRM n’est pas une fin en soi. 

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Quels sont les avantages concrets que peut en retirer votre école supérieure ? 

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• Réduire la charge de travail de vos équipes leur permettant de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, 
• Mieux comprendre les besoins et les attentes de vos audiences cibles grâce à l' analyse de leurs interactions

Vous voulez compléter votre lecture sur le sujet, lisez notre article pourquoi votre école devrait interfacer son chatbot avec un CRM ?

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Le chatbot Lead-ia est spécifiquement conçu pour l’enseignement supérieur. Il propose toutes les fonctionnalités les plus efficaces et appropriées à votre école pour enrichir votre base de données prospects avec des leads réguliers et hautement qualifiés.

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Si vous vous demandez pourquoi privilégier un chatbot métier comme Lead-ia, lisez notre article : 7 raisons de choisir un chatbot dédié à l’enseignement supérieur (plutôt qu’un chatbot généraliste)

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