Pourquoi votre école devrait Interfacer son Chatbot avec un CRM ?

À l’heure où beaucoup d’internautes exigent des réponses complètes et instantanées à leurs demandes, utiliser un chatbot sur votre site web semble inévitable. C’est en tout cas ce que semblent confirmer les 65 % de Millennials français qui les ont testés et approuvés. Mais que faire de toutes les informations collectées par votre chatbot ? Une des mesures à votre disposition consiste à transférer ces données et les organiser dans un logiciel CRM (Customer Relation Management). Alors quel rôle joue au juste un outil CRM ? Comment le duo CRM et Chatbot va améliorer votre relation candidat ?

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Qu’est-ce qu’un logiciel CRM ? État des lieux et fonctions

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Une étude BVA montre que 93 % des Français estiment que la qualité de la relation client détermine leur choix dans une entreprise plutôt qu’une autre. Face à ce constat, les organisations recherchent des solutions digitales performantes et efficientes pour répondre à l’attente de leur public. Selon la même étude, 57 % des entreprises souhaitent optimiser leur efficacité opérationnelle tandis que 51 % tentent d’améliorer leur connaissance et expérience client. Dans ce contexte, s’équiper d’un logiciel CRM prend toute sa valeur.

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Véritable facilitateur de la relation, la puissance d’un logiciel CRM réside dans sa capacité à s’intégrer dans votre système d’information. Il va s’adapter à vos processus métiers et fluidifier vos échanges d’informations. Sa principale mission consiste à centraliser toutes les informations et interactions entre vous et vos contacts. Il les stocke pour cela dans une base de données unique.

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Vous allez de cette façon améliorer la connaissance que vous avez de vos cibles. Mieux ! Vous serez capable d'anticiper et gérer leurs besoins et leurs attentes. Pour vous aider dans cette tâche, un logiciel CRM met à votre disposition une mine de fonctionnalités :  import/export de données, marketing multicanal, extranet, gestion des candidats, agenda collaboratif, tableaux de bord et bien d’autres.

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Les avantages d’un logiciel CRM pour votre école ou université

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Une solution CRM s’avère donc incontournable lorsque vous possédez une base de données et que vous souhaitez la structurer. Mais aussi, et surtout, lorsque vous voulez améliorer la relation que vous allez entretenir avec vos différents interlocuteurs.

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Il apparaît donc plus que nécessaire pour toute organisation de s'équiper d'une solution CRM. Voici les 5 principaux atouts d'un CRM lorsque vous voulez placer la qualité de la relation client au centre de vos priorités :

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• Fidéliser vos candidats actuels en leur apportant une communication personnalisée en adéquation avec leurs demandes. (segmentation, invitations à des évènements, portail web, etc.)
• Acquérir une vue 360° de la gestion de la relation client pour une réactivité améliorée de toutes vos équipes (agenda partagé, fiches de contacts, suivi des dossiers, etc.)
• Automatiser vos processus métiers et marketing pour gagner en efficacité et libérer du temps pour vos collaborateurs (emails et courriers programmés, workflows, notifications, alertes, etc.) 
• Attirer de nouveaux candidats en construisant une communication marketing omnicanale (formulaires, plugin vers des plateformes spécialisées, mailings, etc.)
• Augmenter les conversions avec une relation de plus en plus personnalisée (marketing automation, extranet, scoring, Chatbot).
• Suivre vos résultats et améliorer votre image de marque grâce à des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, reporting, tracking, filtres avancés, etc.)

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Comment associer votre Chatbot avec un CRM ?

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Par définition, les agents conversationnels ou Chatbots gèrent des conversations simples avec vos visiteurs, et sans intervention humaine. Basés sur un programme informatique, ils s'appuient sur des ressources existantes (FAQ, réponses préenregistrées, contenus divers) pour répondre aux demandes de votre audience. Les versions les plus perfectionnées utilisent l'intelligence artificielle et le machine learning (apprentissage automatique) pour intégrer de nouvelles données à chaque conversation.

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En couplant un Chatbot et un CRM, vous serez assurés de proposer à vos futurs candidats une réponse qui va satisfaire leurs attentes de manière individuelle. Votre visiteur souhaite suivre son dossier d'inscription ? Le Chatbot communique le statut du dossier de manière instantanée en allant extirper l'information directement dans votre CRM. Un bot couplé avec un CRM saura parfaitement adresser le bon contenu à chacun de vos utilisateurs.

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Comment ça se passe ? La plupart des logiciels CRM possède leur propre bibliothèque d'APIs (application programming interface). C’est grâce à ces interfaces qu'il sera possible de faire communiquer un Chatbot avec un CRM. Il est nécessaire pour cela que votre Chatbot propose pour chaque intention (question/demande) la possibilité de faire appel à ces fameux APIs. 

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Dès que vous vous équipez d’un CRM Eudonet ou d’un chatbot Lead-ia, vous possédez d’ores et déjà la technologie implémentée de l’un ou l’autre dans votre solution. Il ne vous restera plus qu’à la faire évoluer à votre gré.

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‍Les bénéfices du tandem Chatbot et CRM 

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Vous parviendrez ainsi à correspondre de manière encore plus personnalisée avec vos visiteurs. Pour leur plus grande satisfaction ! Apporter une réponse statique capable de donner une information instantanée, c'est bien. Mais créer une conversation dynamique, c'est encore mieux. $

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Ainsi, intégrer un Chatbot sur votre site web en l'associant à votre outil CRM via des APIs va vous permettre de :

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• Optimiser l’expérience de vos prospects : En plus de sa disponibilité 24h/24, un Chatbot connecté à un CRM apporte une réponse en temps réel à un candidat potentiel en allant directement chercher l'information dans la base de données du CRM.
  
• Enrichir votre base de données : vous allez récupérer des informations additionnelles sur vos contacts qui seront directement remontées dans votre CRM.
  
• Maximaliser vos conversions : les leads qualifiés par le Chatbot seront automatiquement intégrés dans vos tunnels de conversion. Vous augmenterez ainsi vos chances de concrétiser vos recrutements de nouveaux candidats.

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‍Eudonet CRM et Chatbot Lead-ia : le meilleur des deux technologies

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Choisir un CRM qui propose un Chatbot dans son catalogue d’extension vous permettra de gagner du temps et de la performance. Vous profiterez, en outre, de l’expertise conjointe d’un éditeur de CRM et d’un éditeur de Chatbot.

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C’est pour cette raison que Lead-ia et Eudonet ont associé leur compétence. Notre volonté est de vous offrir la possibilité d’intégrer un Chatbot prêt à l’emploi dans votre site web. Il vous suffit de télécharger le bon plug-in à partir du store Eudonet. Il s’installe en quelques clics et vous accéderez ensuite au back-office de Lead-ia via l’outil Eudonet CRM.

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Lead-ia propose un scoring des leads collectés, des informations sur la navigation de votre visiteur, sa provenance (Adwords, plateformes spécialisées, etc.) Toutes ces données seront automatiquement enregistrées dans la solution Eudonet CRM Enseignement supérieur.

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Vous souhaitez plus d’information sur la synergie entre notre Chatbot et votre solution CRM Eudonet ? Nous sommes là pour vous conseiller .