Mettre en place un Chabot pour votre école : 5 conseils avant de vous lancer
Mettre en place un Chatbot au sein de votre école ne doit pas être pris à la légère ou vous perdrez tout le potentiel de la solution. C’est donc une démarche qui, pour toute grande école ou tout centre de formation, doit entièrement s’intégrer dans une stratégie réfléchie en amont.
Quels sont les principaux atouts que peut vous apporter l’implémentation d’un Chatbot au sein de votre structure ?
- Améliorer l’expérience de vos visiteurs sur votre site Web en facilitant leurs recherches d’informations,
- Générer des leads très qualifiés grâce à l’engagement du visiteur tout au long de sa conversation avec le Chatbot,
- Favoriser le recrutement de nouveaux candidats en orientant vos équipes vers les leads les plus « chauds ».
Avant de vous lancer dans un projet de Chatbots, voici cinq points essentiels que vous devez absolument garder en tête pour ne pas vous tromper.
1. Privilégiez un Chatbot « métier »
Ne vous laissez pas tenter par le miroir aux alouettes ! On voit trop souvent des établissements s’équiper d’un Chatbot simplement parce qu’une enseigne du commerce très connue l’utilise. Pourtant, vous n’êtes pas un site de e-commerce, vous n’êtes pas un grand magasin et vous n’êtes pas un service après-vente . Ne choisissez pas non plus un Chatbot parce qu’il vous donne accès à la messagerie de tous les réseaux sociaux du moment.
Vous jouez un rôle bien plus prestigieux. Vous créez ce qui fait la richesse d’un pays : le niveau de formation et de connaissance de ses citoyens. Vous proposez à cet effet sur votre site Web différents programmes de formation dans divers domaines. Et vous souhaitez que vos visiteurs choisissent votre école pour développer leurs savoirs. Vous devez de ce fait développer un échange de qualité avec eux.
C’est ce que peut vous offrir un Chatbot « métier » clé en main. Il va répondre en temps réel aux demandes simples de vos visiteurs et collecter des données très qualifiées les concernant. Vous devez par ailleurs privilégier une plateforme de Chatbot qui sera dédiée à votre secteur d’activité. Ce type de bot s’adapte dès sa mise en route à 90 % des besoins de votre école et à ses cas d’usage. C’est un gain de temps très appréciable. Du reste, notez que c’est l’outil le plus rentable pour une grande école ou un CFA tel que le vôtre. On en a déjà fait la preuve dans notre dernier article « combien va réellement vous coûter votre bot “.
2. Boostez la personnalisation de votre Chatbot
Personnaliser votre Chatbot permet de le distinguer par rapport à la concurrence. Et cela va bien au-delà de la mise en place d’un avatar et de votre charte graphique. Il est important d’améliorer sa personnalisation au fur et à mesure que passent les mois. Mais bien entendu, il ne faut pas que cela vous prenne du temps, vous coûte de l’argent ou vous contraigne à souscrire des prestations supplémentaires.
Les mises à jour d’un Chatbot doivent être systématiques avec des adaptations de plus en plus personnalisées. Il s’agit de prendre en compte et d’optimiser, à l’intérieur du scénario, ce qui fait votre spécificité. Sachez qu’un éditeur de plateforme dédié va se charger de l’entraînement continu de votre robot.
De plus, il est possible d’interfacer, facilement, un Chatbot clé en main avec votre CRM, si vous en avez un. Il pourra, de cette façon, identifier les prospects qui visitent votre site et accéder à leurs informations. Cette fonction augmente son aptitude à leur apporter des réponses très individualisées. Autre avantage : le bot peut alimenter votre base de données avec de nouvelles informations recueillies pendant ses conversations. C’est un cercle vertueux. Ainsi, vous ne manquerez pas d’éléments pour bien traiter vos prospects !
Ces actions vont améliorer votre branding sans occasionner de dépenses supplémentaires pour votre école. Et elles vous aideront à vous démarquer fortement de votre concurrence.
3. Veillez à la qualité des informations recueillies
Il est entendu qu’un bon Chatbot doit vous apporter un maximum de données détaillées sur le comportement des visiteurs de votre site Web. Mais si votre bot vous apporte en plus la connaissance de leur provenance, c’est beaucoup mieux !
- Comment vos visiteurs sont-ils arrivés sur votre site Web ?
- Quels mots clés ont-ils tapés dans le moteur de recherche pour vous trouver ?
- Sur quelles publicités ont-ils cliqué ?
Ces informations vous donnent des indications très pertinentes sur les habitudes de navigation de vos visiteurs. Quels sont leurs centres d’intérêt et motivations lors de leurs recherches sur Internet ? Ce sont des données particulièrement intéressantes pour connaître vos potentiels candidats. Grâce à elles, vous êtes maintenant en mesure d’anticiper leurs besoins. Il ne vous reste plus ensuite qu’à leur proposer les offres ou les formations les mieux adaptées à leurs attentes.
De fait, l’ensemble des informations collectées par un Chatbot donneront les moyens à vos équipes de mieux traiter les leads fournis. Voilà un gage de réussite pour le recrutement de nouveaux candidats !
4. Misez sur l’originalité de votre scénario
C’est primordial ! Ne pensez pas qu’il vous suffit de recopier le scénario du Chatbot de la société X. Les sempiternelles mêmes questions que subissent les internautes vont profondément diminuer la qualité de vos échanges et les lasser. Mettre l’accent sur la qualité d’un scénario est de rigueur. Intégrer un Chatbot sur votre site Web doit s’appuyer sur la connaissance et la compréhension des besoins et des comportements de votre écosystème.
Le scénario d’un Chatbot « métier » est conçu pour engager la conversation avec vos visiteurs et garder leur intérêt. Il va les guider grâce à des workflows prédéfinis, adaptés à leurs attentes et éprouvés dans le temps. Votre robot va savoir leur poser les bonnes questions, leur suggérer d’autres solutions possibles ou leur proposer un contenu additionnel.
Et pour préserver la qualité de ces interactions, votre Chatbot doit impérativement évoluer tous les 3 ou 4 mois. Il s’agit de créer un échange adapté à vos différents contextes ou périodes de l’année scolaire par exemple. En effet, un visiteur ne recherche pas les mêmes informations au mois de juin qu’au mois de décembre. Et encore moins en septembre, en pleine rentrée scolaire. Mettre à jour régulièrement le scénario de votre robot va participer à la bonne perception que vont en avoir vos visiteurs.
Une plateforme de Chatbots métier saura mettre en œuvre les interactions adaptées aux attentes de votre public. Vous créerez de cette façon la meilleure expérience possible.
"9 visiteurs sur 10 cessent de converser avec un Chatbot qui leur demande de laisser leurs coordonnées sans avoir entamé un échange engageant avec eux."
5. Rendez votre Chatbot autonome
En privilégiant une approche proactive, vous vous assurez de fournir à vos visiteurs les informations en adéquation avec leur profil. Le Chatbot va se baser sur les demandes précédentes pour y parvenir. Il faut donc que l’autonomie de votre Chatbot évolue rapidement au fur et à mesure de ses interactions avec vos prospects.
Pour cette raison, l’utilisation d’un Live Chat n’est pas conseillée tant que votre Chatbot n’a pas terminé la phase de pré qualification des prospects. La remontée d’informations détaillées reste primordiale pour obtenir des échanges de qualité et bien connaître ses leads. Une solution de Chatbot clé en main gère cela très bien. A contrario, une messagerie en ligne met à contribution vos équipes sans vous faire profiter de la centralisation des informations récoltées.
Ne perdez donc pas votre temps à réaliser une tâche dont un agent conversationnel peut très bien se charger. Un robot est là pour vous faciliter la vie. C’est son rôle ! Il va soulager vos équipes des tâches ingrates et redondantes qui leur font perdre un temps considérable. Mettez plutôt leurs compétences au service de vos futurs étudiants et de vos partenaires telles que les entreprises, par exemple. Il sera bien temps de prendre le relais lorsque votre Chatbot arrivera presque au bout de ses capacités de qualification. Un Chatbot ne vous remplacera jamais sur la valeur ajoutée et la relation humaine que vous apportez.
En bref, il est recommandé pour toute école ou tout CFA de choisir un Chatbot clé en main et dédié au secteur de l’enseignement supérieur. Vous vous apercevrez très rapidement de son impact positif pour transformer vos leads en candidats de valeur. D’ailleurs, on vous explique dans notre article comment récupérer les bonnes infos pour vos leads avec un Chatbot en quoi consiste un bon lead.
